2535雲端圖片

(圖片:Markeee,週末一大早就起床的朋友,逛誠品不忘支持2535,好用密技不用多,30招就夠了!)

有個美編曾經跟我說,看一個設計師怎麼整理檔案,就能知道他的基本功好不好。幸好我不是美編,不然客戶一定經常在背地裡把我罵到臭頭。我不能算是個擅長整理、收納的人,每期開始工作都會下定決心把好好整理,這樣找起檔案來動作才會快,可是後來檔案一多,根本顧不得什麼次序或是要丟到哪個檔案夾裡,反正有搜尋的功能,想找什麼檔案直接搜尋最快。

最近因為「雲端工作術」的封面專題,看了前Google資訊長梅瑞爾(Douglas C. Merrill)的書《Google時代一定要會的整理術》,他從小就深受失讀症所苦,導致學習障礙,沒想到卻成為最會整理資訊的人,還出書教人家怎麼用Google讓生活、工作變得更organized。因為Google Search的強大功能,就算分類凌亂或擁有好幾個不同標籤都沒關係,關鍵字越多反而更容易讓我們更精準搜尋。除了提到搜尋和使用Gmail的小技巧,作者本人還把Gmail當成個人雲端資料庫,帳單、重要文件、網站密碼……凡是怕忘記的資料就寫下來或拍成圖檔寄給自己就對了。

從腦科學的角度來看,人類的腦容量有限,與其害怕自己記不住事情,不如藉由數位工具來幫助我們記憶,專注在更重要的事情上。新手級的小BB可以用Gmail來儲存檔案,進階班的則有Google Drive(各種檔案格式都能讀取、編輯,還能開放給朋友、同事一起編輯)、Drop Box、Evernote等,各有不同特色,唯一的共同點是,它們都是雲端工具,不管你用電腦、手機或平板電腦,隨時隨地都能存取自己的資料,而且狡兔有三窟,站在備援的角度,越是重要的檔案越要多存放幾個備份才行。

幾年前Smart Phone才剛出現在市場上,受訪者跟我分享Evernote這個好用的App,當時還沒有智慧型手機的我只能在電腦上安裝桌面版,雖然後來我也開始用iPhone,我還是只會使用網頁擷取功能。好幾次跟用智慧型手機的朋友聊天,我們共同的疑問都是:「Evernote到底該怎麼用?」看了電腦人出版的《Evernote超效率數位筆記術》,又參加了他們的論壇,原來我以前都小看它了。它最大特色是可以用文字、語言、照片記事,看當時環境適合用哪一種記錄法,就用什麼方式記錄。例如,在江湖走跳的商務人士,最大困擾是名片多又不知道該怎麼整理,就用手機拍下來,Evernote可以辨識圖片裡的文字,想找誰的聯絡資訊,直接搜尋就可以。名片王還要轉檔建立通訊錄,但Evernote統統都不用,這種直覺的操作法超適合懶人。收納控還可以下載Evernote Hello,讓你的人脈存摺更豐富。

最後一個要分享的實用工具是iMMIG記帳小秘書(iOS才有),它並不在這期2535介紹的雲端密技裡,可是算是我用過最好用的記帳軟體,除了將記帳分成花費、收入、繳費,記帳項目可以依個人需求增刪,它還內建相機功能,可以把信用卡簽帳單、買的東西直接拍下來(日後對帳有圖有真相),當然統計圖表也沒少……

經過了本期雲端工作密技的洗禮,希望從今天起,可以成為一個organized的人!(最好是~)

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